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Steuern, Recht und Haftung im Flottenmanagement

Primär ist zwar der Unternehmer für seinen Fuhrpark verantwortlich. Die Pflichten, die ihm auferlegt sind, können durch Delegation der Haftung an einen Dritten übertragen werden – den Fuhrparkleiter. Für den Fuhrparkleiter ist es insofern nicht nur wichtig, dass er sich seiner Haftung bewusst ist, sondern seine Tätigkeit ordnungsgemäß dokumentiert, um sich haftungsrechtlich abzusichern.

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Gesetzliche Anforderungen

Es gibt zahlreiche gesetzliche Anforderungen für den Betrieb eines Fuhrparks. Zu den Aufgabenbereichen im betrieblichen Fuhrpark zählen unter anderem:

  • regelmäßige Führerscheinkontrollen (FSK)
  • Unfallverhütungsvorschriften (UVV)
  • Erfordernis der jährlichen Unterweisung der Fahrer über Unfall- und Gesundheitsgefahren beim dienstlichen Einsatz von Firmenfahrzeugen
  • Umgang mit Unfällen (Sach- und/oder Personenschäden)
  • Verkehrsordnungswidrigkeiten (Fahrerermittlungsanfragen, Anhörungsbögen, Bußgeldbescheide, Fahrverbote, Verfallsanordnungen)
  • Dienstwagenüberlassung an Mitarbeiter
  • Leasing-Verträge und Fahrzeug-Rückgabe
  • Lenk- und Ruhezeiten

Haftung von Unternehmen und Fuhrparkleitung

Primär ist zwar der Unternehmer für seinen Fuhrpark verantwortlich. Die Pflichten, die ihm auferlegt sind, können durch Delegation der Haftung an einen Dritten übertragen werden – den Fuhrparkleiter. Für den Fuhrparkleiter ist es insofern nicht nur wichtig, dass er sich seiner Haftung bewusst ist, sondern seine Tätigkeit ordnungsgemäß dokumentiert, um sich haftungsrechtlich abzusichern.

Dabei ist ein Fuhrpark betreibendes Unternehmen zur Schaffung und Aufrechterhaltung einer Organisationseinheit verpflichtet, um den gesetzlichen Verpflichtungen nachkommen zu können. Andernfalls besteht ein sogenanntes Organisationsverschulden. Ein Unternehmen kann sich nicht der Haftung entziehen, wenn es zwar formal einen Fuhrparkleiter eingesetzt hat – dieser aber aus zeitlichen oder inhaltlichen Gründen mit der Ausübung der Pflichten „überfordert“ ist und /oder nicht ordnungsgemäß durch den Unternehmer kontrolliert wird.

Führerscheinkontrolle im Fuhrpark

Paragraph 21 des Straßenverkehrsgesetzes (StVG) regelt das Fahren ohne Fahrerlaubnis. Nicht nur der Fahrzeugführer auch der Halter eines Fahrzeugs, sofern er einer anderen Person das Fahren ohne Führerschein gestattet, kann sich strafbar machen. Je nach Schwere des Vergehens, können Geld- oder sogar Freiheitsstrafen verhängt werden. Teilweise kommt es auch zur Beschlagnahmung des unzulässig geführten Fahrzeugs.

Laut Gesetz darf der Halter des Fahrzeugs nicht darauf vertrauen, dass ein Fahrer den Verlust seiner Fahrerlaubnis aus eigenen Stücken mitteilt. Mögliche Strafen können nur vermieden werden, indem die vorgeschriebene Führerscheinkontrolle regelmäßig und sorgfältig durchgeführt wird.

Wer gilt als Fahrzeughalter?

Als Fahrzeughalter (oder dessen Stellvertreter) ist es meist der Fuhrparkleiter, der sich um regelmäßige Führerscheinkontrollen zu kümmern hat. Als indirekter Halter kann er so an Stelle der Geschäftsführung haftbar gemacht werden, wie Paragraph 9 des Gesetzes für Ordnungswidrigkeiten (OWiG) besagt:

(2) Ist jemand von dem Inhaber eines Betriebes oder einem sonst dazu Befugten []

2. ausdrücklich beauftragt, in eigener Verantwortung Aufgaben wahrzunehmen, die dem Inhaber des Betriebes obliegen, und handelt er auf Grund dieses Auftrages, so ist ein Gesetz, nach dem besondere persönliche Merkmale die Möglichkeit der Ahndung begründen, auch auf den Beauftragten anzuwenden, wenn diese Merkmale zwar nicht bei ihm, aber bei dem Inhaber des Betriebes vorliegen.

Das heißt: Wenn der Geschäftsführer eines Betriebs als Halter seine Verantwortungen an einen Fuhrparkleiter überträgt, so ist dieser genauso zur Verantwortung zu ziehen — auch, wenn er nicht der eigentliche Fahrzeughalter ist. Bei Missachtung drohen Verlust des Versicherungsschutzes, empfindliche Geld- und sogar Haftstrafen.

Wie ist eine Kontrolle durchzuführen?

Laut Rechtsprechung (BGH VRS, Bd. 34, 354) genügt es, den Führerschein eines jeden Fahrers zweimal pro Jahr zu kontrollieren. Dies kann sowohl intern als auch extern durch einen Dienstleister geschehen.

Generell sind folgende Daten zu erfassen:

  • Angaben zum Fahrer: Name, Wohnsitz, Kontakt
  • Angaben zur Fahrerlaubnis: Listennummer, Klasse, Ausstellungsdatum, und -ort sowie ausstellende Behörde, Ablaufdatum, falls vorhanden, Beschränkungen mit Schlüsselzahlen (z.B. 01 für Sehhilfen)
  • Ggf. weitere Dokumentation des Fuhrparkmanagements (z.B. Kopie)
  • Datum und Unterschriften von sowohl Fuhrparkleiter als auch Fahrer

Firmenwagenversteuerung: Fahrtenbuch oder Ein-Prozent-Methode?

Grundsätzlich gilt: Die Kosten für einen Firmenwagen können in der betrieblichen Gewinnermittlung angesetzt werden und dadurch Steuervorteile bringen. Wird ein Firmenfahrzeug nicht nur für betriebliche, sondern auch für private Zwecke genutzt, müssen diese Privatfahrten als sogenannter „geldwerter Vorteil“ versteuert werden.

Für diese Versteuerung kommen üblicherweise zwei Methoden zum Einsatz: Bei der „Ein-Prozent-Regelung“ wird die steuerliche Belastung für jeden Monat pauschal nach einem Prozent des Bruttolistenpreises des Fahrzeugs berechnet.

Alternativ können Angestellte, Selbstständige und Freiberufler sämtliche Fahrten auch in einem Fahrtenbuch notieren. Diese Methode empfiehlt sich vor allem dann, wenn es sich um einen Firmenwagen mit einem relativ hohen Bruttolistenpreis oder einem hohen betrieblichen Nutzungsanteil handelt. Auch bei älteren oder gebrauchten Modellen empfiehlt es sich meist, ein Fahrtenbuch zu führen. Dadurch lassen sich jährlich oftmals Beträge im vierstelligen Bereich sparen.

Gleichzeitig erfordert die korrekte Buchführung Disziplin und Genauigkeit. Sonst drohen ein Verwurf des Fahrtenbuchs und hohe Nachzahlungen nach der Ein-Prozent-Regelung. Deshalb sind folgende Richtlinien zur Finanzamtkonformität zu beachten:

  1. Das Fahrtenbuch muss lückenlos und somit ausnahmslos jede Fahrt dokumentieren. Bei einer Betriebsfahrt sind Informationen über Datum, Anfangs- und Endkilometerstand, Start- und Zieladresse, Kunde oder Geschäftspartner und Anlass festzuhalten. Bei einer Privatfahrt genügt ein kurzer Vermerk.
  2. Die Angaben müssen zeitnah und in geschlossener Form erfolgen. Eine lose Zettelsammlung genügt nicht.
  3. Um finanzamtkonform zu bleiben, muss das Fahrtenbuch manipulationssicher und nachträgliche Änderungen ausgeschlossen sein. Excel-Listen sind als Fahrtenbücher daher nicht zulässig.

„Digitaler Fuhrparkleiter“ senkt Kosten und Aufwand

Diese Richtlinien zu beachten, kostet im Alltag von allen Beteiligten oft viel Zeit und Nerven. Digitale Flottenmanager nehmen sich genau dieses Problems an – und bringen dadurch mit wenig Aufwand größtmögliche Effizienz in den betrieblichen Fuhrpark.

  

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