Fuhrparkmanagement in Betrieb und Praxis

"Digitalisierung spart Zeit – und Geld!"

Seit der Gründung 2013 hat sich Vimcar auf digitale Firmenwagenlösungen für kleine und mittelständische Unternehmen spezialisiert. Über 10.000 Betriebe zählen mittlerweile zu den Kunden des Berliner Unternehmens. Die Vimcar-Flottenmanagementlösung beinhaltet zahlreiche Funktionen, die im Betriebsalltag Zeit und Geld sparen können. B+P sprach mit Vimcar-Gründer und Geschäftsführer Andreas Schneider über die Vorteile eines digitalen Fuhrparkmanagements.

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Herr Schneider, weshalb braucht es überhaupt eine digitale Fuhrparklösung in der Betriebspraxis?

"Für die meisten Betriebe sind Firmenfahrzeuge aus dem täglichen Geschäft nicht wegzudenken, um Bestandskunden und Geschäftspartner zu erreichen oder neue Kundengruppen zu erschließen. Je größer die Flotte, desto höher ist allerdings auch der administrative Aufwand, der rund um die Fahrzeuge anfällt.

Laut einer Studie des Bundesverbandes Fuhrparkmanagement fallen pro Betrieb durchschnittlich über 8 Stunden Arbeitszeit pro Woche für die Verwaltung des Fuhrparks an. In den meisten Fällen gibt es allerdings keine Person, die sich ausschließlich um die Fuhrparkverwaltung kümmert – das machen die Geschäftsführung, die Buchhaltung oder die Personalabteilung meist nebenher.

Mit Vimcar Fleet helfen wir Betrieben, ihr Fuhrparkmanagement effizienter zu gestalten und dabei den Überblick über sämtliche Kosten zu behalten. Damit spart unsere Lösung viel Zeit, Geld und Nerven – alles Kapazitäten, die ohnehin besser in den Ausbau des Kerngeschäfts investiert sind."

Stichwort Firmenwagenversteuerung: Worauf sollten Betriebe bei ihrem Flottenmanagement achten?

"Viele Betriebe verlassen sich bei der Versteuerung ihrer Firmenwagen bislang auf die „Ein-Prozent-Regel“. Diese herkömmliche Methode bringt auf den ersten Blick zwar geringeren bürokratischen Aufwand mit sich, kann dafür aber mittel- bis langfristig extrem teuer werden. Das wissen vor allem kleinere Unternehmen, die trotz Fahrtenbuch schmerzliche Nachzahlungen erbringen mussten. Und seien wir ehrlich: Wer hat im oft hektischen Betriebsalltag noch die Zeit, jede einzelne Fahrt fein säuberlich zu dokumentieren?

Das ist viel Aufwand, der keinen direkten Gegenwert für den Betrieb – etwa in Form von Mehrumsatz – bringt. Deshalb haben wir, auf der Grundlage unseres digitalen Fahrtenbuchs, eine Flottenmanagementlösung entwickelt, die sämtliche Anforderungen rund um den betrieblichen Fuhrpark bündelt und verwaltet. Und damit nicht nur Steuervorteile sichert, sondern auch den gesamten Prozess des Flottenmanagements wesentlich erleichtert."

Was sind die Vorteile einer Digitalisierung des Fuhrparks?

"Im Vergleich zur bisherigen, oftmals praktizierten „Zettelwirtschaft“ und der damit verbundenen Ablage in verschiedenen Ordnern und Systemen bietet ein digitales Flottenmanagement mehrere Vorteile. Das beginnt bereits damit, dass sämtliche relevanten Dokumente – von der Tankquittung über die Belege für Reparaturkosten bis hin zum Leasingvertrag – in Form einer digitalen Fahrzeugakte an zentraler Stelle mit nur wenigen Klicks auffindbar sind.

Dadurch behalten Fuhrparkmanager jederzeit den Überblick über die gesamten Kosten ihrer Flotte – die Fixkosten ebenso wie alle variablen Kosten. Auch alle anstehenden Aufgaben rund um den Fuhrpark – etwa Wartungsintervalle oder die vorgeschriebene regelmäßige Führerscheinkontrolle – sind digital zentral erfasst. Dadurch ist sichergestellt, dass sämtliche firmenwagenrelevante Fristen gewahrt bleiben. Zudem lässt sich durch die automatische Routendokumentation die Flotte besser auslasten, etwa indem Fahrten besser aufeinander abgestimmt und dadurch doppelte Wege vermieden werden."

Woher beziehen Fuhrparkmanager diese Daten?

"Wir haben in Zusammenarbeit mit Firmenwagenfahrern und Steuerberatern ein digitales Fahrtenbuch entwickelt, das mit einem kleinen On-Board-Diagnose-Stecker (OBD) im Fahrzeug die Eckdaten jeder Fahrt automatisch aufzeichnet. Dieser Stecker ist die technische Basis unserer Flottenmanagementlösung. Durch ihn werden etwa Start- und Zieladressen, Datum und die Kilometerstände automatisch und stets aktuell übertragen. Der oder die Fuhrparkverantwortliche hat dadurch alle Fahrtenbücher immer im Blick."

Worin liegt der Unterschied zwischen Vimcar und anderen Anbietern?

"Unsere Lösung ist einfach zu bedienen und funktioniert vor allem herstellerübergreifend. Gerade kleine und mittelständische Unternehmen wollen weder überfrachtete, komplexe Enterprise-Produkte noch isolierte Insellösungen der einzelnen Fahrzeughersteller.

Schließlich bestehen die meisten Fuhrparks in der Praxis aus verschiedenen Modellen verschiedener Hersteller. Vimcar Fleet hat den Anspruch, eine Full-Service-Lösung für das Flottenmanagement zu sein, die alle in der Betriebspraxis relevanten Funktionen umfasst: von der Fahrzeugbuchung über das Kostenmanagement, die automatische Führerscheinkontrolle bis hin zur Routendokumentation, dem Leasingvertrags-Management und der Tankkartenverwaltung. Dabei sorgen wir für eine stetige Weiterentwicklung unseres Produkts nach den Bedürfnissen unserer Kunden."

  

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