Erhebliche Kosten- und Einsparpotenziale

Digitales Flottenmanagement für KMU

Ein rechtssicheres Fuhrparkmanagement ist ein erheblicher Kostenfaktor für jedes Unternehmen: Branchenunabhängig handelt es sich um durchschnittlich 8 Stunden wöchentlich, die für Aufgaben im Fuhrpark verwendet werden. „Die Erkenntnis, dass Kosten- bzw. Einsparpotenziale auch bei wenigen Fahrzeugen bestehen, ist in kleineren Fuhrparks noch nicht angekommen“, sagt Marc-Oliver Prinzing, Vorstandsvorsitzender des Bundesverbandes Fuhrparkmanagement.

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Effizientes Fuhrparkmanagement: Bislang eher Wunsch als Realität

In der Realität werden die meisten Einträge von Fuhrparkverantwortlichen bislang noch händisch vorgenommen und aufwändig in verschiedene Systeme eingepflegt. Ein Gesamtüberblick über die verschiedenen Buchungspositionen, einzelne Fahrzeugkosten und Auslastungszeiten, Wartungsintervalle, gesetzlich erforderliche Führerscheinkontrollen oder individuellen Spritverbrauch ist im Betriebsalltag von kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU) bislang eher Wunsch als Realität.

Dazu kommt: Bislang bietet der Markt fast ausschließlich Softwarelösungen, die auf die Bedürfnisse von Konzernen und Großunternehmen zugeschnitten sind. Ein intelligentes, digitales Flottenmanagement für KMU: bislang Fehlanzeige.

Vielfältige Aufgaben erfordern professionelle Unterstützung

Fahrzeuge bestellen, Fahrtenbücher verwalten, Stammdaten anlegen, Rechnungen prüfen, Leasingverträge im Blick behalten – das ist heute aufgrund der zahlreichen und versicherungstechnischen Anforderungen kaum möglich ohne automatisierte Prozesse und professionelle digitale Unterstützung.

Fuhrparkmanager sollten sich zunächst bewusst machen, welche Prozesse im betrieblichen Flottemanagement sich durch entsprechende EDV-Systeme überhaupt sinnvoll unterstützen lassen, welche Schnittstellen zur Verfügung stehen und welche übergeordneten Ziele - etwa Kosteneinsparungen oder eine höhere Auslastung – in der Praxis verfolgt werden.

Hohe Anforderungen an das moderne Fuhrparkmanagement

Zu den spezifischen Mindestanforderungen an eine effiziente, digitale Fuhrpark-Lösung gehören unter anderem die Erfassung allgemeiner Stammdateninfos zu Fahrzeug, Fahrer und Leasingvertrag sowie aller dem Fahrzeug zuzuordnenden Angaben wie Kraftstoffverbrauch, Wartung, Terminüberwachung und Schadenverwaltung.

Neben diesen Grundvoraussetzungen sind in der Betriebspraxis häufig auch folgende Funktionen erforderlich: übersichtliche Kontrolle über Auslastung, Disposition sowie Reservierungen der einzelnen Fahrzeuge, Kunden- und Fahrerverwaltung, elektronische Führerscheinkontrolle sowie elektronisches Fahrtenbuch und die Integration elektronischer Tankkarten-Formate.

Umgehend einsetzbar, rechtskonform und herstellerübergreifend?

Im Idealfall lässt sich das Fuhrparksystem ohne komplizierte Software installieren, die etwa eine aufwändige Systemintegration oder Mitarbeiterschulungen erfordert. Ist die Entscheidung für den idealen Anbieter gefallen, liefert das System dem Geschäftsführer oder den Fuhrparkverantwortlichen auf einer einfachen Benutzeroberfläche auf einen Blick alle relevanten Informationen: Wo befinden sich die einzelnen Fahrzeuge aktuell? Wer ist mit welchem Fahrzeug unterwegs? Werden alle Fahrtenbücher ordnungsgemäß geführt? Wie hoch ist die Privatnutzung der Fahrzeuge? Wann ist die nächste Wartung fällig? Wann läuft der Leasing-Vertrag aus?

Auch reine GPS-Lösungen sind nur bedingt zu empfehlen: Sie müssen vor und nach jeder Fahrt (de-) aktiviert werden. Telematische Lösungen – etwa via OBD-Schnittstelle – erfassen alle Fahrten automatisch bei Start und Beendigung mit Datum, Kilometerstand und Fahrtziel. Ein weiterer Aspekt bei der Auswahl: Wie werden die Betriebsdaten geschützt und verarbeitet? Mittlerweile gibt es intelligente Flottenmanagementlösungen, die an alle dieser Punkte anknüpfen und Fuhrparkverantwortlichen dabei helfen, mehr aus ihrer Flotte herauszuholen.

  

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